A gestão eficiente do consumo de energia, água e gás, é um assunto que está sempre no radar das empresas, especialmente por se tratarem de custos operacionais significativos. É através dela, por exemplo, que é possível descobrir os piores ofensores de consumo por site ou setor e, assim, definir ações de eficiência energética.
Dentro deste processo de gestão, um dos pontos mais sensíveis é o gerenciamento das faturas, pois é ali, naquele documento popularmente conhecido como conta de luz ou conta de água, que você poderá encontrar dados preciosos que subsidiarão a tomada de decisões mais assertivas nesta frente.
Sabendo da importância que essa etapa tem para uma boa gestão, reuniremos neste artigo os principais cuidados que devem ser tomados no recebimento e pagamento das faturas, especialmente se você precisa lidar com muitas unidades e concessionárias ao mesmo tempo.
Vamos começar?
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Pagamentos duplicados
Este é um dos grandes problemas que podem ocorrer quando não há uma gestão de faturas bem estabelecida ou, ainda, quando todo o processo de recebimento e pagamento de contas é feito de maneira manual. Com a ajuda de um sistema de gestão de faturas automatizado é possível contornar facilmente a questão e evitar falhas, uma vez que você terá acesso rápido aos boletos digitalizados e ao histórico detalhado dos itens de cobrança.
Além disso, existem plataformas capazes de integrar a fatura com os sistemas de pagamento das empresas, reduzindo erros de duplicidade e simplificando o processo.
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Recebimento das faturas
Você já parou para pensar em quão moroso é lidar com diferentes concessionárias sem contar com a ajuda da tecnologia?
Sem uma gestão automática, você dependerá da versão física das faturas e, caso elas não cheguem a tempo, precisará acessar o site de cada uma das distribuidoras para imprimir a segunda via das contas.
Com o sistema de gestão certo, essa não precisa mais ser uma preocupação: existem ferramentas que coletam automaticamente todas as faturas de diferentes concessionárias, otimizando e muito o tempo da pessoa responsável por acompanhar os pagamentos.
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Prazo para pagamentos
Como sinalizamos no tópico acima, depender de um processo estritamente manual implica no risco de que as faturas cheguem atrasadas até você. Consequentemente, essa demora pode fazer com que você perca o prazo para pagamento das contas e precise arcar com multas desnecessárias.
Assim como acontece com os erros de duplicidade, os riscos de perder o prazo também são minimizados com a ajuda de sistemas que integrem a fatura aos sistemas de pagamento da sua companhia e enviem alertas de faturas próximas à data de vencimento.
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Contratação incorreta de demanda e modalidade tarifária inadequada
As faturas de energia não são documentos tão fáceis de serem interpretados e, quando precisamos lidar com um grande volume delas, a tarefa se torna ainda mais desafiadora.
Caso a pessoa responsável por fazer a gestão das faturas não possua o conhecimento técnico necessário para a correta interpretação, a sua empresa corre o risco de estar pagando multas por não ter a demanda correta contratada ou pagando a mais por uma disponibilidade de energia que não precisa.
Com a ajuda de um sistema de gestão, é possível ter uma visão mais clara do consumo de energia por unidade e identificar facilmente oportunidades de melhoria de contratação de demanda e modalidade tarifária.
Para entender mais sobre o assunto, recomendamos que você clique aqui e acesse o artigo que escrevemos sobre análise de demanda.
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Tomada de decisões
Como mostramos até aqui, o controle manual das faturas é bastante moroso e mais suscetível a erros quando comparado à digitalização. Sem a ajuda da tecnologia, você passará mais tempo coletando os documentos do que analisando os dados que subsidiarão a tomada de decisões inteligentes sobre compra de energia, enquadramento tarifário e outros pontos ligados à eficiência energética.
Os benefícios da gestão automatizada de faturas
A essa altura, você deve ter notado que a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão de energia e outros consumos, afinal, as problemáticas citadas acima se multiplicam quando falamos do consumo de água e gás.
Não é à toa que cada vez mais empresas têm deixado os processos manuais de lado para abrir espaço para a gestão automatizada.
Ao consolidar as faturas de todas as unidades da empresa e as informações sobre os consumos de energia, água e gás em uma única base de dados, os sistemas de gestão trazem benefícios como a tomada rápida de decisão, maior competitividade e adoção das melhores práticas dentro das empresas.
Todas essas facilidades estão presentes no EasyEnergy, a plataforma de gestão de energia da GreenYellow. Além de auxiliar no gerenciamento de faturas, a ferramenta oferece mais três soluções: monitoramento, medição setorizada e eficiência. Clique aqui e saiba mais.